S.P.A.C.E. - De gespreksstructuur die vrijwel alles bespreekbaar maakt

Zelfs wanneer onderstroom helder is (Synergy Index) en structuur en governance op orde zijn (Synergy Diagnostic), blijft één moment bepalend voor samenwerking: het gesprek zelf.

• De Synergy Index en Synergy Diagnostic maken zichtbaar wat in samenwerking aandacht vraagt.

• S.P.A.C.E. is de derde laag: de gespreksstructuur die bepaalt hoe teams die onderwerpen vervolgens constructief bespreken.

Daar gaat het vaak mis. Niet in de analyse. Niet in de intentie. Maar in het moment waarop iets benoemd moet worden.

Daar ontstaat spanning. Daar worden aannames niet uitgesproken. Daar wordt feedback ingeslikt of juist te scherp gebracht.

En daar beslist zich of samenwerking steviger wordt of kwetsbaar.

Veel teams herkennen dit:

·       feedback wordt uitgesteld of omzichtig verpakt

·       irritaties blijven voelbaar maar onbesproken

·       gesprekken worden voorzichtig of defensief

·       besluiten worden genomen, maar niet echt gedragen

Niet omdat mensen het niet willen. Maar omdat ze geen houvast hebben in het gesprek zelf.

S.P.A.C.E. is daarvoor ontwikkeld.

Wat S.P.A.C.E. is

S.P.A.C.E. is een gespreksstructuur voor teams die ook lastige onderwerpen helder, zakelijk en zonder escalatie willen bespreken.

Een structuur die helpt om:

·       rust te bewaren wanneer spanning oploopt

·       scherp te blijven zonder persoonlijk te worden

·       verschillen in perspectief te hanteren

·       en te komen tot afspraken die blijven staan

Waarom mediationlogica hier werkt

Mediation is ontwikkeld voor situaties waarin:

·       spanning de inhoud overneemt

·       belangen en standpunten door elkaar lopen

·       interpretaties persoonlijk worden

·       en gesprekken vastlopen

De kern ervan is praktisch:

·       mens en probleem scheiden

·       belangen boven standpunten plaatsen

·       emoties reguleren vóór inhoud

·       afspraken expliciet maken

Voor S.P.A.C.E. gebruik ik een aantal van deze principes, vertaald naar dagelijkse teamgesprekken. Niet als formele methode, maar als gesprekslogica die teams zelf kunnen toepassen midden in het werk.

Geen mediation — wel dezelfde helderheid

Mediation is een begeleid proces met fases. S.P.A.C.E. is dat niet.

S.P.A.C.E. brengt dezelfde denkstructuur terug tot één korte gesprekscyclus, die iedereen zelf kan toepassen:

·       in overleg

·       bij feedback

·       bij spanning

·       bij besluitvorming

Juist daardoor werkt het zowel preventief als herstellend: helderheid ontstaat voordat spanning zich vastzet.

De vijf stappen van S.P.A.C.E.

S — Signal

Merk op wat er gebeurt vóórdat je reageert.

Interne signalen: irritatie, versnelling, verdediging.

Externe signalen: stilte, afhaken, spanning in de groep.

Signal betekent: vertragen en bewust kiezen hoe je het gesprek ingaat. Omdat toon, tempo en houding bepalen hoe woorden landen, nog vóór de inhoud.

P — Pacify

Breng spanning omlaag door te benoemen wat meespeelt.

Emoties, intenties en behoeften krijgen woorden. Niet om het zwaar te maken, maar om ruis weg te nemen.

Wat benoemd is, stuurt minder. Wat onbenoemd blijft, stuurt altijd.

A — Articulate

Zeg wat relevant is — zonder oordeel.

Je neemt verantwoordelijkheid voor je perspectief. Feit, effect en behoefte worden losgetrokken van interpretatie.

Dat maakt feedback bespreekbaar, zonder dat het gesprek kantelt.

C — Co-create

Verplaats het gesprek van standpunten naar belangen.

Niet jij tegenover de ander, maar samen tegenover het vraagstuk.

Hier ontstaat ruimte voor oplossingen die meerdere belangen dragen.

E — Embed

Maak concrete afspraken. En Leg vast wat wordt afgesproken.

Wie doet wat. Wanneer. Waarop wordt teruggekomen.

Zonder deze stap verdwijnt het gesprek in goede bedoelingen. Met deze stap wordt samenwerking voorspelbaar.

De plek van S.P.A.C.E. in de Synergy Circle

S.P.A.C.E. valt volledig onder de derde laag: communicatie.

·       De Synergy Index maakt zichtbaar hoe mensen samenwerking ervaren.

·       De Synergy Diagnostic maakt helder hoe structuur, rollen en mandaat zijn ingericht, en verklaart waarom samenwerking mogelijk op een bepaalde manier wordt ervaren.

·       S.P.A.C.E. bepaalt hoe het gesprek over die onderwerpen daadwerkelijk wordt gevoerd.

Samen vormen ze de Synergy Circle, met S.P.A.C.E. als de laag waarin gesprekken vorm krijgen.

Voor teams die niet willen blijven hangen in goede bedoelingen

S.P.A.C.E. is bedoeld voor teams die:

·       feedback niet willen laten liggen

·       onderstroom niet willen vermijden

·       en afspraken willen die blijven werken

In veel teams blijft het belangrijkste onbesproken. Pace begeleidt teams in het voeren van gesprekken die structureel worden vermeden.

Wil je weten hoe je deze gesprekstructuur kunt toepassen binnen jullie team?

Plan een kennismakingsgesprek: https://calendly.com/connect-tjo/kennismaking